Job Introduction
Die Serco GmbH hat sich als starker Dienstleister auf dem deutschen Markt etabliert und bietet hochwertige Ingenieur-, Technik- und Managementdienstleistungen in verschiedenen Branchen. Von seinem strategischen Standort in Darmstadt aus unterstützt Serco kritische Abläufe für Weltraum-, Satelliten- und Technologieprojekte und bietet Fachwissen in den Bereichen Bodensystemmanagement, Datenverarbeitung und Missionslogistik. Das umfassende Serviceportfolio von Serco, das auf jahrzehntelanger Erfahrung beruht, gewährleistet betriebliche Exzellenz und Effizienz und macht das Unternehmen zu einem vertrauenswürdigen Partner für kommerzielle und staatliche Kunden in Deutschland. Dank dieser starken Basis kann Serco GmbH Innovationen vorantreiben und branchenweit Mehrwert schaffen.
Wir suchen einen Assistenz für Büro- und Vertragsverwaltung (m/w/d) zur Verstärkung unseres Teams in unserem Deutschlandbüro!
Wir freuen uns auf Sie!
Main Responsibilities
Als Assistenz für Büro- und Vertragsverwaltung (m/w/d) sind Sie für Folgendes verantwortlich:
Bericht an den deutschen Vertragsdirektor mit den folgenden Aufgaben:
Vertragsverwaltung:
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• Vorbereitung, Konsolidierung und Nachverfolgung von Kundendokumenten wie Finanzberichte, Sitzungsprotokolle, Stundenzettel usw.
• Verwaltung/Bearbeitung von Stundenzetteln, Überstundenanträgen und BERs
• Verwaltung/Koordinierung von Kundenanfragen (RfOs).
• Nachverfolgung und Umsetzung von Governance-Anforderungen (z. B. Urlaubsbuchung, Serco Essentials Schulungen, Schulungspläne).
• Vorbereitung und Bearbeitung von Rechnungen.
• Erstellung von Verkaufsrechnungen (über SOUT) und Gutschriften (im SAP).
• Versand von Verkaufsrechnungen an Kunden (per E-Mail oder über Kundensysteme).
• Unterstützung des RTR-Teams bei der Erstellung von unberechneten Umsätzen zum Monatsende.
• Unterstützung bei Ausschreibungen (z. B. Erstellen von Stellenbeschreibungen für die Rekrutierung).
• Allgemeine Unterstützung der täglichen Vertragsmanagement-Aktivitäten in Deutschland.
Allgemeine Bürokommunikation und Unternehmensrepräsentation:
• Organisation und Verwaltung des Empfangsbereichs und des Büros, einschließlich Büroeinkaufsmanagement.
• Empfang und Betreuung von Gästen und Kunden.
• Einkaufsmanagement, einschließlich Qualitätsbewertungen, Ausgabenverfolgung und Berichterstattung sowie Erstellung von Bestellungen für Büromaterial und Hardware.
• Bestellung und Verwaltung von Mobiltelefonen.
• Verwaltung der Firmenfahrzeuge.
• Bearbeitung und Protokollierung eingehender und ausgehender Korrespondenz, z. B. Post, Rechnungen, Lieferscheine.
• Hochladen von Dokumenten in Docusign.
Successful Candidate
Halten Sie sich für den richtigen Kandidaten? Hier sind die Voraussetzungen:
• Proaktive Persönlichkeit mit hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten, einem ausgeprägten Blick fürs Detail und einer praxisorientierten Einstellung.
• Teamfähigkeit ist essenziell, da Sie eng mit dem deutschen Managementteam zusammenarbeiten.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten sind unerlässlich.
• Sicherer Umgang mit Computern sowie fundierte Kenntnisse in MS Excel und Word (Microsoft 365) werden vorausgesetzt.
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil, ebenso wie ein gutes allgemeines Verständnis von Finanz- und Geschäftstätigkeiten.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind eine Grundvoraussetzung.
• Eine gute schulische Ausbildung in Verbindung mit nachgewiesener Erfahrung als Verwaltungsassistent oder in einer ähnlichen Rolle wird erwartet.
Was wir Ihnen bieten, wenn Sie Teil unseres großartigen Teams werden:
Die Serco GmbH bietet Unterstützung bei der Umsiedlung für alle EU-Passinhaber, die nach Deutschland umziehen möchten.
• Umsiedlungsbeihilfe: einschließlich eines einfachen Flugtickets, Transport und einem Monat Hotelaufenthalt, während Sie eine dauerhafte Unterkunft sichern.
• Hybrides Arbeitsmodell.
• 50 % Zuschuss zum Deutschlandticket.
• Ermäßigtes Fitnessstudio-Abonnement.
• Teilnahme an Renten- und Gesundheitsplänen.
• 30 Tage Urlaub.
About the Company
Warum sollten Sie zu Serco kommen?
Bei Serco ist nicht nur die Art unserer Arbeit wichtig, jeder einzelne hat eine wichtige Rolle zu spielen.
Sinnvolle und wichtige Arbeit – Sie tragen dazu bei, Herausforderungen methodisch zu bewältigen und Ihre Erfolge werden anerkannt und gefeiert.
Eine Welt voller Möglichkeiten - Sie werden bei Ihrer Entwicklung und Ihrem beruflichen Aufstieg voll und ganz unterstützt
Tolle Leute – Sie werden ein wichtiges Mitglied eines klar definierten und unterstützenden Teams, das leidenschaftlich an den Wert unserer Arbeit glaubt. Wir sind ein Unternehmen, das sich leidenschaftlich für Vielfalt und Inklusion einsetzt.
Wir sind eine vielfältige und integrative Organisation
Bei Serco bewerten wir Menschen in erster Linie nach ihrer Leistung und ihrem Potenzial und wir sind bestrebt, die Bedürfnisse aller unserer Kollegen zu unterstützen. Es ist eine Mischung aus Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund, unterschiedlichen Erfahrungen und Meinungen, die unsere Kultur stark und lebendig macht.
Wir glauben an Chancengleichheit und ermutigen daher nachdrücklich, sich von einem vielfältigen Kandidatenspektrum zu bewerben. Behinderte Bewerber, die die Mindestkriterien für die Stelle erfüllen, werden ermutigt, sich zu bewerben und ihre Fähigkeiten in einem Vorstellungsgespräch unter Beweis zu stellen. Wir freuen uns auch über ein Gespräch über etwaige Anpassungen, die den Vorstellungsgesprächsprozess für Sie zugänglicher machen würden. Wo immer möglich, sind wir offen für Gespräche über flexibles Arbeiten und betreiben in vielen unserer Geschäftsbereiche eine hybride Arbeitsstruktur.
In Großbritannien sind wir stolz darauf, ein Disability Confident Leader im staatlichen Programm zu sein und den Gold Inclusive Employer Standard zu besitzen; in Belgien sind wir Partner von Diversicom und Mitglied der Charta der Vielfalt in Deutschland.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an das Serco Europe Recruitment Team.
Wichtig
Jedes Stellenangebot hängt davon ab, dass Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente zum Nachweis Ihrer Identität und Beschäftigungsberechtigung vorlegen.
Bitte kontaktieren Sie bei Bedarf das Rekrutierungsteam
Datenschutz:
Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung .
